*por Claudio Della Nina
No meu artigo “Cinco passos para reduzir custos no recebimento de mercadorias”, apontei como primeiro passo a integração e automação do recebimento da nota fiscal eletrônica ao processo de recebimento (físico e fiscal) de mercadorias. Se você ainda recebe as notas fiscais eletrônicas de seus fornecedores por e-mail, já está mais do que na hora de repensar esta prática. Além dos fatores relacionados com a segurança das informações contidas no documento, são estas mesmas informações que uma vez integradas ao seu processo de recebimento físico e fiscal vão permitir um significativo ganho de velocidade e produtividade. Assim, a solução escolhida para recebimento das notas fiscais eletrônicas deve atender aos seguintes requisitos:
Criptografia na transmissão do documento. Você gostaria que seu principal concorrente soubesse exatamente quem são seus principais fornecedores e quanto você paga pelas mercadorias que compra deles? Assegure-se de que a solução que você e seus fornecedores estão utilizando para enviar/receber as notas fiscais eletrônicas criptografe as mensagens que transitam entre vocês e que a transmissão do documento é feita através de uma conexão segura.
Verificação automática de integridade e autenticidade do documento. Uma vez recebida a NF-e, é essencial garantir que o arquivo não foi corrompido ou propositalmente adulterado. Também é preciso conferir se a nota fiscal recebida foi autorizada pela secretaria da fazenda da UF do emissor (e que não foi cancelada). A solução escolhida deve fazer isto de forma automática, sem necessidade de intervenção manual.
Armazenamento e recuperação do documento. É sua obrigação guardar todas as notas fiscais eletrônicas recebidas de seus fornecedores pelo período de cinco anos. Garanta que isto está sendo feito de forma segura. Mas de nada adianta arquivar todos os XMLs recebidos se você não consegue encontrá-los quando precisa. A ferramenta escolhida deve permitir a recuperação (download) rápida e precisa de qualquer documento arquivado. Você deve ser capaz de procurar um documento com base nos seus principais campos (data de emissão, CNPJ do emissor, número de documento, etc...).
Integração ao seu ERP. Não faz sentido redigitar as informações contidas na nota fiscal eletrônica recebida. A solução escolhida deve integrar-se ao seu ERP de forma a permitir o aproveitamento destas informações e, de preferência, automatizar as transações de recebimento físico e fiscal de mercadorias uma vez que eventuais divergências (comerciais, logísticas e fiscais) tenham sido equacionadas.
Plataforma para conciliação e tratamento de divergências. O que acontece quando você identifica divergências entre a nota fiscal recebida e o pedido de compra? A grande maioria das empresas trata manualmente as divergências encontradas, com pouco ou nenhum controle sobre o tempo gasto, a solução do problema ou os impactos causados. A plataforma escolhida deve permitir que a resolução de divergências seja conduzida com eficácia. Você deve estabelecer procedimentos para cada potencial divergência e a sua plataforma deve permitir o absoluto controle da execução destes procedimentos, de forma a proporcionar uniformidade na operação, com alta produtividade e controle.
Observe os requisitos acima na procura de uma solução de recebimento das notas fiscais eletrônicas emitidas pelos seus fornecedores e você terá dado o primeiro (e importante) passo na redução de custos no recebimento de mercadorias, com ganhos significativos de produtividade sem colocar em risco o “compliance” da sua operação.
E-mail: claudio.nina@merit.com.br | Twitter: @claudionina | LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/claudionina
Fonte: www.joseadriano.com.br
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