por Fernando Lino*
Exigida já há alguns anos, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
trouxe mudanças no setor fiscal e exigiu grande mobilização dos
departamentos de TI das empresas brasileiras. Atualmente, os sistemas
desenvolvidos para atender estas exigências estão mais estáveis e
confiáveis. Contudo, a NF-e e a CT-e ainda não deixaram de ser uma preocupação para as empresas.
O grande desafio agora é o que fazer com os documentos recebidos. Legalmente, quem recebe o arquivo XML tem a obrigação de guardá-lo e certificar-se de que ele é um arquivo válido. Imagine que o processo de recebimento de NF-e ou CT-e
antes era pegar a nota fiscal já com o caminhão na porta da empresa,
fazer a conferência física, seguir com a entrada no sistema e
arquivamento do documento fiscal.
Com a entrada dos documentos eletrônicos
temos o processo iniciando não mais com a chegada do caminhão, mas
antes mesmo deste sair do fornecedor. No momento da emissão da nota com o
envio do XML, o mesmo sendo recebido, inicia-se o processo de
recebimento. Na chegada da mercadoria é obrigação garantir que o XML já
esteja na empresa e ainda validar o mesmo na respectiva Secretaria da
Fazenda (SEFAZ).
Essas mudanças não trouxeram só complicações, mas sim muitas
possibilidades de melhorias no processo – desde a inclusão da data de
emissão da NF-e
no fornecedor em relatórios de planejamento da produção até ao ponto de
negociar com os fornecedores a saída do caminhão somente após a
validação do XML contra o pedido de compra, garantindo assim um ganho de
tempo considerável no recebimento da mercadoria.
As empresas que já possuem a recepção de NF-e e CT-e
automatizadas afirmam que sem o recebimento automático teriam um
desgaste enorme para consultar a validade e arquivar os XMLs. Com essa
solução as empresas ganham tempo de entrada da mercadoria e ainda em segurança da informação.
A tecnologia corre atrás ou na frente para apoiar o negócio. A
maioria dos sistemas de mensageria é capaz de receber e de validar estes
arquivos, mas muitos poucos conseguem comparar o XML com o que está
escriturado no ERP, deixando o recebedor “às cegas”, sem a certeza de ter um XML válido para toda entrada realizada na empresa.
A preocupação com o passivo gerado por esse processo tem surgido com
maior força na pauta das discussões de melhorias para o ano de 2012.
As empresas já não sabem por quanto tempo conseguem conviver com essa
desconformidade legal ou com o atraso no processo de recebimento. Mais
uma vez, é preciso unir forças entre a tecnologia e o negócio para
evitar perdas e gerar ganhos.
As exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vieram para melhorar a relação entre as empresas e o fisco, fazendo com que este processo seja mais transparente e a fiscalização
possa ser mais bem realizada. Mas as organizações podem e devem
aproveitar estas obrigações para se modernizar e otimizar as atividades.
*Fernando Lino é Diretor de Negócios SAP ECC da Veratis.
Fonte: http://cio.uol.com.br/ via http://www.robertodiasduarte.com.br/guarda-da-nf-e-e-do-ct-e-tiram-o-sono-de-muitas-empresas/
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