por Antônio Sérgio de Oliveira*
Neste espaço apresentaremos periodicamente um conjunto de 7 Dicas
para o Escritório Contábil com a intenção de contribuir na preparação
dos profissionais para o atendimento às exigências do SPED. Estas dicas foram extraídas do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL de autoria do professor Antonio Sérgio de Oliveira.
DICA 1 – DEFINIR EQUIPE RESPONSÁVEL
A primeira providencia a ser adotada no escritório é organizar uma equipe para tratar do assunto “Projeto SPED”,
e conscientizar-se de que o tema realmente deve ser encarado como um
projeto, ou seja, deverá contar com reuniões periódicas em datas pré
estabelecidas, deverá ter um plano de ação com as tarefas a serem
cumpridas e suas respectivas datas de conclusão. Esta equipe deverá
possuir integrantes de diversos departamentos do escritório tais como:
• Proprietário
• Diretores
• Área fiscal
• Área contábil
• Departamento pessoal
• Financeiro
• Informática
• Visitador
• Legalização
• Abertura e encerramento
• Diretores
• Área fiscal
• Área contábil
• Departamento pessoal
• Financeiro
• Informática
• Visitador
• Legalização
• Abertura e encerramento
Sei que para a maioria dos escritórios esta idéia pode parecer
utópica pois afinal de contas a realidade nua e crua é que uma boa parte
não tem o hábito de se reunir para buscar soluções conjuntas para os
problemas.
Mas creiam, isto será necessário. O SPED
é uma obrigação que extrapola as fronteiras das áreas fiscal e
contábil, gerando seus efeitos em praticamente todas as áreas o que
torna recomendável, quase que obrigatório, que todos entendam e
participem das discussões.
A presença do proprietário e dos diretores do escritório é de
fundamental importância para o sucesso do projeto pois é a presença da
cúpula da empresa que vai conferir credibilidade e força para a equipe.
Medidas impopulares certamente deverão ser adotadas e se não houver um
pulso forte da direção da empresa exigindo as mudanças os demais
departamentos terão a tendência de deixar tudo com está. A natureza do
ser humano é sempre resistir às mudanças, principalmente aquelas que na
sua visão vão lhe dar mais trabalho ou modificar comportamentos já
arraigados. A mudança traz desconforto no início e isso leva muitas
pessoas a evitarem ao máximo que elas sejam implantadas.
Cabe às áreas fiscal/contábil o conhecimento profundo da legislação para
que possam nortear as discussões entendendo e apontando as novas
exigências para o restante do grupo.
A presença da área de informática é fundamental para a execução do
projeto considerando que as informações serão todas prestadas através da
confecção de arquivos digitais. A coleta de dados e o envio das
informações dependerão em grande parte de programas de informática
voltados para esta finalidade de atender ao SPED.
Aqueles escritórios que já dispõem de um departamento de informática
interno deverão incluí-lo na equipe que vai discutir o projeto, contudo
aqueles escritórios menores e que ainda não contam com estes
profissionais em sua estrutura deverão buscar no mercado parcerias que
atendam a esta necessidade. Felizmente é cada vez maior o número de
empresas de tecnologia fornecedoras de sistemas e produtos direcionados
aos escritórios. A primeira palavra de ordem neste novo cenário é
MUDANÇA. A segunda é PARCERIA. Os escritórios cada vez mais deverão
buscar parceiros que lhe ajudem a viabilizar a coleta e organização de
dados do cliente , o saneamento dos cadastros (clientes, produtos,
fornecedores), o tratamento das informações na geração dos arquivos,
armazenamento de arquivos digitais (xml principalmente) e até mesmo
programas de auditoria voltados a realizar o cruzamento das informações
nos diversos arquivos a serem enviados ao fisco.
(texto extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL em www.portaldosped.com.br)
*Antônio Sérgio de Oliveira é Contador, Administrador de Empresas,
Pós Graduado em Gestão Pública, membro da equipe de palestrantes do
CRC-SP, foi Consultor da área de impostos indiretos do Grupo IOB, foi
Fiscal do CRC-SP, ministra aulas no SINDCONT-SP, CONTMATIC, SESCON-SP ,
ministrou aulas no SENAC, CIESP-ABC, SINDUSCON-SP,atuando na área fiscal
há mais de 25 anos. Autor dos livros MANUAL DE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA
DO ICMS , SPED/NF-e e SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL.
Fonte: http://www.robertodiasduarte.com.br/sped-as-7-dicas-para-o-escritorio-contabil-parte-1/
Nenhum comentário:
Postar um comentário