Por Juan Cacio Peixoto para o RH.com.br
O
que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o
ano? Trinta anos atrás, quando a Revolução da Informática ainda estava
engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as
mesas dos escritórios. Chegou-se a acreditar que o desenvolvimento de
arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabariam com as pilhas de
papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns
a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no
escritório.
Nos últimos 50 anos, o consumo de papel cresceu seis vezes, Na
próxima década, a estimativa é de que ele aumente em tono de 32%,
alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax, impressoras e
copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas
mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do produto originado da
celulose.
Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. Tantas vezes
prevista a sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai surgirá
Então, o que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada
durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada
para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um
procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações
estratégicas.
A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com
possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de
documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.
Portanto, é de fundamental importância que as empresas implantem a
Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens
documentais, separada por departamento, com a definição do tempo de
arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor
administrativo, técnico, legal e histórico.
Com o acompanhamento do vai e vem da Legislação Brasileira, esta
tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de
sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter
tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os
documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a
eliminação da papelada inútil com a consequente liberação de espaços.
A TTD permite um armazenamento disciplinado, possibilitando um
critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das
potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de
informação gerencial e fonte de informação sobre a história da
organização.
Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior
agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada. Desta
maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais,
da área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a
legislação:
Fonte: http://www.rh.com.br/Portal/Desempenho/Artigo/8176/saiba-por-quanto-tempo-guardar-os-documentos-de-rh.html via Fenacon
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